Дорожная карта проекта: что это такое, зачем нужна и как ее создать

Дорожная карта, или roadmap, — тактика проекта. Это документ, представленный в виде таблицы, инфографики, диаграммы или сложной mind-map. Необходим для демонстрации шагов работы над продуктом/бизнесом. Внутри содержатся цели, задачи, этапы, дедлайны и список ответственных лиц. Карта отражает стратегию развития с высоты птичьего полета.

Roadmap — это стратегическое планирование. Намечает цели на годы вперед. Уточняет конкретные задачи. Из-за длительного жизненного цикла содержание корректируется, сроки сдвигаются. На пути проекта всего должно быть актуализированным. Чтобы добиться этого, требуется глубоко погружаться в бизнес-процессы, историю продвижения, правильно распределять бюджет и использовать маркетинговые метрики.

В статье раскроем ключевые аспекты дорожной карты проекта. Вы узнаете, чем она отличается от плана, какие виды внедряют в работу. Сможете для своего дела ознакомиться с алгоритмом создания и рассмотрите наглядные примеры для понимания сути.

Что такое дорожная карта проекта

Любая коммерческая задумка, будь то возведение многоквартирного дома, запуск новой услуги, выведение товара на рынок, состоит из определенных этапов работы. Каждая ступень — это цель, достигать которую невозможно хаотично. Это источник непредвиденных обстоятельств и даже крах. Для оптимизации работы необходимо составление дорожной карты проекта. В завершение все участники видят четкий план действий и придерживаются его.

Создать дорожную карту — получить график работ. В документ входит:

• Главная цель и конкретные задачи проекта.
• Промежуточные и окончательные даты реализации.
• Сколько времени требуется для определенного этапа.
• Список участников.
• Рабочие процессы с описанием каждого шага.
• Способы коммуникации задействованных лиц.
• Ресурсы: физические, финансовые, интеллектуальные, человеческие.

Формат дорожной карты для каждого проекта индивидуальный, определяется сферой деятельности. Меняется стратегия, уровень детализации, число элементов. Однако roadmap можно считать универсальным инструментом. Подходит в ряде случаев:

• Формирование нового продукта.
• Индивидуальный проект или совершенствование навыков, например, личный бренд.
• Пересмотр стратегии продвижения компании.
• Определение результатов функционирования отрасли.

Карту проекта путают с планом, но разница существенная:

• ДК фокусируется на перспективе. Карта — это высокоуровневый документ, показывающий основные шаги. Контрольные точки служат для корректировки задач.
• Малая детализация. Roadmap представляет собой общий обзор проекта, фокус на детали минимальный, а в плане подробно расписывается каждая, даже малозначительный элемент.

Карта визуализирует, а план предоставляет пошаговую инструкцию вплоть до того, инструмент какого бренда применять. У приверженцев дорожной карты остается некий выбор.

Зачем проекту дорожная карта

Документ работ формируется на старте проекта. Закрывает сразу несколько задач:

• Составление целей. Формируются итоговые значения, предварительно разбивающиеся на более мелкие. Например, на рынок выводится новый товар. Дорожная карта отражает путь: исследование ниши, оценка конкурентоспособности, анализ целевой аудитории, MVP, разработка и тестирование продукта, выпуск, продвижение.
• Дисциплинированнее участников. Доступ к карте есть у всех взаимосвязанных лиц, информация едина. Каждый видит, как продвигается работа, какие задачи и какие сроки для них установлены. Сотрудники обязаны придерживаться прописанных правил.
• Управление бюджетом. В документе содержится объем работ. Ответственному проще выделить средства на этапы. Не придется урезать бюджет или занимать деньги к окончанию проекта.
• Оптимизация ресурсов. Материалы, люди и элементы участвуют в работе не сразу. Например, маркетолог подключается на запуске, а бухгалтер — через месяц после старта.
• Разработка плана действий. Дополнительно каждый блок можно разбить на более конкретные задания.

Структурирование показывает, где велика вероятность ошибки и провала. Наглядное пособие прописывает последовательность действий для обхода критической ситуации.

Для кого составляют дорожные карты проекта

Roadmap — ценный источник информации. Обязателен для каждого проекта вне зависимости от масштаба и числа участников. Предоставляет полезные сведения для всех, кто заинтересован в развитии компании. А именно:

• Руководители. Благодаря дорожной карте, собственник идеи оценивает стратегию и время работы. Определяет степень достижимости поставленной задачи и может корректно распределить роли внутри команды.
• Участники. Видят зону ответственности, какие цели на кого возложены, к кому обращаться за дополнительными сведениями. В документе может описываться порядок действий, что упрощает работу.
• Менеджеры отдела рекламы, продаж, обучения персонала. Схема задает время проведения мероприятий.
• Партнеры, инвесторы. Оценивают преимущества участие в проекте, сумму вклада, сроки возврата средств.
• Клиенты. ЦА получает сведения о запуске продукта, официальном выходе, тонкостях улучшения товара/услуги.

Однако малый проект не предполагает наличие всех вышеописанных членов команды. Например, небольшой магазин не имеет спонсоров. Сферы с низким приоритетом не задействуют дорожную карту вовсе.

Виды дорожных карт

Карта помогает выстраивать план действий, но не имеет унифицированных стандартов. Для составления необходимо первостепенно определиться с видом, который будет интегрироваться в проект. Классификация рассмотрена ниже.

По целям

Ни одна компания не работает типично. В зависимости от ниши и масштаба бизнеса разнятся задачи. Итог один — получение выгоды, но мелкие задания различные, поэтому в маркетинге выделяют следующие типы карт:

• Проектная. Визуализирует шаги реализации задумки. Совместима с любым направлением. Содержит: ответственное лицо, исполнители, ресурсы, материалы, сроки и KPI.
• Корпоративная. Задает тактику на определенной дистанции. Ориентирована на руководителей, сотрудников, партнеров и инвесторов.
• Продуктовая. Необходимо для нового продукта или внедрения дополнительных функций/улучшения уже действующего товара.
• Технологическая. Описывает стратегию в долгосрочной перспективе. Предполагает модернизацию, усовершенствование опций. Задействуется преимущественно в IT-индустрии, сетях и системе безопасности.
• Маркетинговая. В карту входят: рекламная кампания, каналы продвижения, сроки позиционирования и увеличения продаж. Все, что связано с удовлетворением рыночных потребностей с извлечением прибыли.
• Ресурсная. Применяется в работе HR-специалистов. Менеджеры основываются на карте для набора персонала и его обучения. Финансисты следят за распределением денег, расходами и прогнозированием бюджета.

По способу реализации

Классификация производится по методологии управления проектами, принятой в компании. Различают всего два вида:

• Waterfall. Другое наименование — каскадный метод формирования документа. Суть в том, что новый этап работы и построение задач начинается после того, как выполнены предыдущие. Способ практикуют в долгосрочной перспективе. Главное условие — низкий риск форс-мажорной ситуации, так как не отличается гибкостью. Сроки реализации конечной цели и формирование кошелька осуществляется до старта работ. Недостаток в том, что участники зависимы друг от друга. Если один отдел не укладывается в дедлайн, у другого возникают такие же проблемы.

• Agile. Схема отличается скоростью и прозрачностью всех процессов. Задачи исполняются параллельно, доработки вносятся по ходу пьесы. Вариант обязательно имеет временные интервалы, в течение которых участникам предстоит выполнить определенный объем работы. Минус — из-за гибкости вносится сумбур в проект. Усугубляет ситуация постоянным внесением правок.

Объединяет подходы качество исполнения, так как подчеркивают важность ответственного введения дела. На стадии побора тактики рекомендуется проводить предварительное тестирование.

Как создать дорожную карту проекта: пошаговая инструкция

Первый шаг на пути создания дорожной карты — это составление конечной цели по маркетинговой технике SMART. Например, продвинуть сайт в поисковой выдаче до пятой позиции по ключевым запросам к 1 мая 2025 года. Должна быть конкретика, соизмеримость, достижимость, актуальность и дедлайн. После формирования ориентиров можно фокусироваться на достижении. Алгоритм следующий.

Определение ключевых задач проекта

Прорабатываются более мелкие детали, без которых проект не может существовать и достичь пика успеха. Аналогично важно грамотно выстроить перелинковку страниц, если речь идет о SEO-продвижении сайта. Перечень замыслов индивидуальный для каждой ниши и компании. Для примера возьмем выпуск незнакомого товара на потребительский рынок. Фирме необходимо:

• Определить целевую аудиторию и выявить ее потребности.
• Проанализировать соотношение спроса и предложения+конкурентов.
• Сформулировать УТП (уникальное торговое предложение).
• Разработать методику продвижения, позиционирования и продумать план рекламы.
• Протестировать запуск.
• Обработать обращения покупателей, проанализировать их, оценить недочеты, убрать их.
• Выпустить первую партию.

Позже задачи разбиваются дальше для каждого этапа. Например, для запуска рекламы нужно выделить бюджет, определиться с каналами коммуникации, выбрать контент и креатив, назначить ответственное лицо, внедрить систему метрик.

Установить сроки

Дедлайны необходимы для каждого этапа в рамках дисциплинирования участников. Отсутствие четких сроков, повышает вероятность неудачи. Например, запуск проекта затянется до такой степени, что продукт, который планировали представить публике, уже появился у другой компании или потребители потеряли к нему интерес.

Временные рамки определяет используемая методика составления дорожной карты. Выставляются последовательно на каждом этапе или команды работают одновременно, придерживаясь единого срока.

Назначить ответственных и исполнителей

Если карта составляется для внутреннего планирования, например, для конкретного отдела, за выполнение работы берутся сотрудники. Фамилии и имена вносятся в документ позже, на данном этапе определяется лишь должность. В случае с составлением roadmap на заказ ответственные начальники отделов, а деятельность ведет все подразделение. Обычно клиент принимает участие и нужна поддержка его персонала. Например, нужно делать верстку, а для этого разработчик должен дать права администрирования сайта.

Выбрать инструмент и формат для дорожной карты

Чтобы документ был понятен всем, требуется придерживаться четкости. Адаптировать планировщика для простого сканирования и навигации. Изменения свойственны каждому бизнесу, поэтому карту готовят доступной для периодического обновления.

Roadmap делают в формате таблицы, маршрута, на канбан-доске или как интеллектуальную карту. Но популярнее диаграмма Ганта — инструмент, с которым можно составить простую и понятную схему. В рамках него команда должна заниматься выполнением задач с учетом всех задействованных ресурсов. Ответственным также может быть один человек. Строки — это этапы, столбцы — сроки. Цветные блоки отражают содержание задачи и мелкие задания.

Проверить карту на правильность

Готовый документ нужно сделать так, чтобы он отвечал трем условиям:

• Присутствует прозрачность. Участники понимают цель, а их сил и компетенции достаточно для реализации.
• Сохранение гибкости. Во избежание расходов, авралов, ресурсных потерь в карту заложено дополнительное время, исполнители и деньги.
• Зафиксированы риски. В документе прописаны возможные проблемы на конкретном этапе. Также отражены варианты решения.

По ходу работы планировщик постоянно проверяется и актуализируется. Всегда присутствует перед глазами участников.

Примеры и оформление дорожных карт

Идеального примера дорожной карты для любого проекта не существует. Структурируется так, чтобы работа была максимально оптимизирована, а приоритеты расставлены правильно. Есть образцы, которые помогут вникнуть в суть.

Пример 1: Продуктовая карта для запуска нового приложения. Ориентирована на исполнителей для учета по срокам и шагам работы. Может быть представлена целевой аудитории, чтобы те понимали, когда ожидать релиза.

Пример 2: Маркетинговая дорожная карта для кампании. Необходима для планирования продвижения проекта. Помогает координировать работу отдела рекламы, а подразделениям позволяет быть в курсе результатов и зависимостей идей.

Пример 3: Технологическая карта для внедрения CRM. В примере составлен целый путь от подготовки к вводу системы управления взаимоотношениями до конвейера продаж с таргетингом на повторные продажи.

Каждый бизнес специфичен. В основу выбора шаблона карты ложатся задачи конкретного направления. Рекомендуется выбирать с наличием временной шкалы, цветовых кодов и качественной визуализации. Полезно будет указать зависимость шагов, например, стрелкой. Иллюстрации, значки, линии, фотографии и разные цвета не портят карту, а лишь уточняют ее.

Специальные инструменты

Стандартно используются Excel и Google Таблицы, но служат для формирования простых графиков. Альтернатива — специальные разработки. Они платные, но дают максимум функциональных возможностей и дополнительной информации:

• ProductPlan. Минимальная стоимость составляет 30 долларов в месяц. Для оценки адаптивности есть пробный период на две недели. Кроме шаблона, содержит в себе чат поддержки. В сервис встроено экспортирование данных.

• Roadmunk. Отличается большим набором визуализации. Документ готов для скачивания через несколько минут после окончания сессии. Загружается на компьютере и есть мобильная версия. Цена подписки — от 19 долларов. Версия исключительно на английском языке.

• GanttPRO. Необходим для методики диаграммы Ганта. Ценится за многозадачность, идеален для сложных проектов и крупных компаний. Прямо на площадке можно оценивать результат и основные этапы. Автоматического помощника нет. Разработчикам графиков приходится работать с имеющимися у него сведениями.

• Aha!. Доступен на десктопе и телефоне. Содержит набор наглядных примеров для редактирования. Интегрируется с другими сервисами. Для команды 4-6 человек сервис бесплатный.

Универсальные инструменты

Хоть единой стратегии нет, современные программисты дают возможность использовать для карт простые площадки, известные многим:

• Excel. База для таблиц и формул. Для карт есть опции создания сложных макросов и графики. Дополнительно защищают данные пользователей.
• Google Sheets. Акцентирован на совместную деятельность команды. Один файл могут редакторов несколько участников проекта. Информация самопроизвольно сохраняется в облаке.
• PowerPoint. Применяется для презентаций. Хорош тем, что пользователь может настроить каждый элемент под требования карты: слайд, шрифт, цвет, размер.

Excel рекомендуется брать для объемных проектов. Для управления наиболее предпочтительнее Гугл.

Коллаборативные платформы

Это сервисы для совместной работы сотрудников. Необходимы для достижения поставленной цели командно. Востребованы три ресурса:

• Miro. Отличается простым и понятным интерфейсом. Функциональные возможности расширенные. Доска задач быстро адаптируется под изменения задач. Интегрируется с другими площадками.

• ClickUp. Зарекомендовал себя опцией управления результатов, настройками времени и мониторингом производительности. Для легкости взаимодействия пользователи выбирают способ отражения информации. Открыты комментарии участников. У площадки есть мобильное приложение для смартфонов с операционной системой iOS и Android.

• Asana. Повышает продуктивность, т.к. все задачи находятся в одном месте. Для уменьшения количества писем внедрено общение. Каждый член команды видит список своих наставлений.

В основе всех находится экспертный центр. Отвечает за смарт-менеджмент, развитие и продвижение.

Советы по созданию эффективной дорожной карты

Чтобы roadmap решила намеченные цели, не стоит пренебрегать советами экспертов:

• Устраивайте мозговой штурм, убедившись, что видение единое.
• Разработайте несколько вариантов достижения результатов.
• Используйте стандартизированные внутри фирмы оценки.
• Впервые берите гибкую структуру для внесения правок.
• Указывайте в документе выгоды.
• Берите за основу шаблоны, помогающие быстро понять контекст и хронологию проекта.
• Проводите обновления, чтобы документ отражал текущее положение дел.
• Назначайте конкретное лицо в качестве исполнителя для простоты отслеживания действий.
• Обдумайте механизмы обратной связи для совершенствования плана.
• Полагайтесь на реалистичные прогнозы, какими бы неутешительными они ни были.
• Визуализируйте для отслеживания прогресса.
• Не делайте карту чрезмерно детализированной.

Точность каждого действия определяет публика. Чем специфичнее потребители, тем меньше сведений предоставляется. Внутреннее планирование содержит больше фактов и уточнений.

Частые ошибки при создании дорожных карт

Бывает, создается карта, которая мешает проекту нормально функционировать. Такое отмечается, если были допущены ошибки:

• Нет четкости. Цель и результаты прописываются досконально. Иначе команда потеряется и сделает лишнюю/недостаточную работу, а сроки сдвинутся.
• Общие формулировки. Например, не использовать «доделать сайт». Нет конкретики, лучше уточнить «добавить горячую клавишу связи с оператором».
• Нет связи между этапами. Ее отображают на графике специальными символами. Так получается придерживаться дедлайна.

ДК регулярно обновляется. В противном случае люди в компании не понимают, на каком пути выполнения задачи находятся. В итоге нарушаются сроки, возникают разногласия.

Заключение

Грамотно составленная дорожная карта показывает, куда проект направлен и что участники получают на определенной стадии. Roadmap — начало планирования проекта. Создание структурированного документа — залог успеха. Несмотря на наличие сервисов, сформировать его самостоятельно затруднительно. Для преодоления трудностей, главное — заручиться согласованностью и заинтересованностью сторон.

Визуальный график направлен на прогнозирование доходов и расходов, планируемое продвижение. Дает сосредоточиться на важных вещах, например, получении прибыли. Не пренебрегать составлением карты! Тогда проект избежит проблем.