Самый эффективный техпроцесс для достижения ТОП 1 в Google в 2025 году
ПолучитьРегламент: как создать систему, которая упрощает работу вашей компании
Мы следим за новейшими SEO-тенденциями и регулярно обновляем материалы, чтобы вы всегда имели доступ к актуальной и проверенной информации.
- 29.01.2025 - Публикация
Опубликовал Александр Сергиенко
Проверил Александр Сергиенко
Ключевые моменты
- Что такое регламент, и как он помогает структурировать работу компании
- Какие виды регламентов существуют и в чем их основное назначение
- Как правильно составить регламент, чтобы стандартизировать процессы и улучшить эффективность
- Какие плюсы и минусы регламентов стоит учитывать при их разработке и внедрении
Регламент — это структурированный документ. В нем прописаны нормативы для работы компании. Сотрудники коллектива часто задают повторяющиеся вопросы и спрашивают о нормативах. Регламент помогает решать организационные проблемы компании. Он избавляет руководителя от необходимости постоянно учить сотрудников одному и тому же. Освобождаются ресурсы, которые употребляются для продуктивных целей. Здесь мы рассмотрим, в чем заключается смысл регламентации.
Зачем нужен рабочий регламент в организации
Документ следует внедрить, чтобы отладить систему в бизнесе и работать продуктивно. Документ поможет вам грамотно и распределять разные задачи, предотвратить будущие риски, выстроить более удобный график.
Польза регламента заключается в ряде моментов:
- Сотрудникам легче войти в курс дела.
- Формируется более отчетливое понимание процессов.
- Появляется возможность проанализировать и предвидеть ошибки.
- Гораздо проще давать персоналу уточнения по любым рабочим моментам.
- Выстраивается предельно ясный распорядок действий.
- Процессы становятся прозрачными.
- Сотрудники перестают постоянно конфликтовать.
- Освобождаются часы, которые можно потратить на продуктивную деятельность.
Вы сможете правильно выстраивать стратегию, оставлять время на развитие.
Виды регламентов:
Корпоративный
Поможет контролировать выполнение задач. У каждого работника будут свои обязанности. Создайте специальную группу, в которой опытные сотрудники помогут разработать новую концепцию управления и внесут правки. Остальные должны понимать свои обязанности.
Регламент содержит четкую структуру. Создайте описание процессов, ответственности, способах контроля над внутренней и внешней деятельностью.
Желательно, чтобы регламент выглядел так:
- Обозначена цель создания и сферы применения.
- Расписана структура организации с иерархией и принципами.
- Содержатся главные нормы для работы сотрудников и их общения между собой и с клиентами, TOV.
- Рассказано о мерах взысканий и поощрений за соблюдение.
- Установлен порядок разрешения конфликтных ситуаций.
Задача регламента — написание бизнес-плана, которого должна придерживаться организация.
Технический
Цель — привести продукцию к соответствию установленным критериям качества и безопасности. Благодаря соблюдению стандартов, товары можно маркировать определенными знаками, говорящими об их пригодности.
Технический регламент (или техническое регулирование) устанавливает и описывает требования к товару или услуге. Важно обеспечивать безопасность и защищать здоровье людей. Вы сможете гармонизировать и стандартизировать производство и продукцию. Таким образом соблюдаются критерии, предъявляемые к качеству и безопасности для потребителей.
В тексте содержатся правила производства, монтажа, использования, продукции. В нем прописываются принципы хранения, транспортировки, продажи. Иногда туда вносят таблицы с правилами упаковки, определения степени соответствия, сертификации, документации и т.п.
Соблюдение контролируется законами государства.
Административный
Касается оказания государственных и муниципальных услуг. Он ориентирует граждан во взаимоотношениях с различными органами. В нормативно-правовом акте расписаны время и методы оказания услуг, связанных с административным правом, и другие требования к властным структурам и должностным лицам. Цель — обеспечить прозрачность и законность административных решений.
В регламенте может содержаться информация о времени, необходимом для разрешения ситуации, о порядке обжалования и др. Он защищает органы власти от коррупции.
Плюсы и минусы регламентов
Регламентация помогает внедрять нововведения во все отделы компании. По желательным результатам можно выявлять эффективность членов команды или подразделений. Вы можете найти и исключить ошибки в деятельности работников, происходящие из-за нарушения установленных в акте принципов.
Одно из преимуществ в том, что регламентация облегчает обучение внутри компании и адаптацию новичков и действующих членов команды, перешедших в другой отдел.
Однако существуют и некоторые проблемные моменты. Важно следить, чтобы работающим в офисе были доступны все внутренние регламенты. Обновляйте и заново согласовывайте документы. Разработка и актуализация требуют вложений, особенно когда заданием занимаются исполнители на аутсорсинге.
Примеры и образцы регламентов
В маркетинге
Документ позволяет регулировать иерархию и поведение в коллективе. Деятельность направлена на продуктивное выполнение задач. Отдел рекламы сможет оценить эффективность стратегии.
Например, редакционная политика. Регламент в маркетинге может включать стандарты по использованию медийной рекламы, которая помогает повысить узнаваемость бренда.
В промышленности
На производстве фиксируются техпроцессы, порядок действий работников, условия для них.
Например: прописан процесс создания мебели от раскроя до отгрузки, главные положения касательно приемки ОТК и задачи, стоящие перед исполнителями.
В IT-сфере
В IT-сфере нужно определить порядок дел, описать этапы внедрения созданного продукта, взаимодействий отдельных сотрудников в коллективе, критерии для оценки успеха проекта.
Например, регламент по созданию и внедрению CRM-систем.
В отделе приемки и качества
Документ устанавливает пригодность продукции. Указываются условия для сырья и деталей, порядок испытания произведенных изделий, взаимоотношения между отделами.
В охране труда
В регламенте устанавливаются правила и нормативы для сотрудников и меры взыскания за нарушения. Также затрагиваются безопасность машин, средств защиты, инструктирования, обучения работников. Цель тезисов — предотвращать травмы на производстве. Несоблюдение норм ведет к трагическим случаям.
Что содержится в регламенте:
- Тезисы.
- Требования к работникам.
- Критерии безопасности оборудования.
- Проведение инструктирования.
- Ответственность за несоблюдение.
Структура регламента
Есть требования к содержанию тезисов. Чаще прописываются:
- Цели и задачи, сфера деятельности, термины.
- Процедура создания и утверждения документа.
- Указание главных процессов.
- Принципы принятия решений.
- Права и обязанности всех участвующих.
- Контроль и несение ответственности.
- Заключение — о поправках, сроках выполнения задачи, форс-мажорах.
- Приложения: графические изображения, таблицы, списки, придающие наглядность.
Как составить регламент и что там написать
Подготовительная работа:
Определите, какие пункты напишете. Это поможет сберечь ресурсы и силы.
Предпримите следующие действия:
- Выберите круг ответственных лиц, которым вы доверите подготовку.
- Проконсультируйтесь с экспертами и сотрудниками. Тогда вы поймете, какие действуют алгоритмы и чьи интересы могут быть ущемлены. Теперь можно корректировать положения.
- Попросите помощи у работников с большим опытом, которые могут составить инструкции и набросать основные моменты для регламента.
- Участвовать в выработке тезисов должны лица, имеющие отношения к бизнес-процессам. Решите, какой исполнитель может взять на себя основную ответственность за результаты.
- Теперь приступайте к детальной проработке документа, который регламентирует работу предприятия.
Определение цели и содержания
Цель регламента — облегчение и приведение к стандарту рутинной деятельности. Из этого вам следует исходить, когда ставите цели.
Документация пригодится в нескольких сферах:
- В отделе продаж. Стандартизация способов коммуникации с заказчиком во время телефонного разговора;
- В маркетинговой команде. Упрощение маркировки рекламных материалов;
- На производстве. Утверждение порядка действий при незапланированном ремонте.
Структура регламента
Теперь цель ясна, и нужно перейти к главному. Жесткие правила не обязательны, так как в маленьких командах отношение к стилю более простое. Но рамки законодательства, конечно же, никто не отменяет.
Чаще всего регламент включает следующие пункты:
- Общие тезисы.
- Терминология, значения определений, сокращения.
- Ответственность и наблюдение за соответствием регламенту.
- Инструкция по выполнению заданий.
- Методика.
- Приложения и ссылки.
Повышение прозрачности стандартных процессов необходимо.
Подготовка текста
Думайте о читателе. Пишите на доступном языке, но не допускайте неточностей и нарушений логики. Пусть текст будет понятным для него, и человек знает, что от него требуется, за что ответственен на работе, кто контролирует эту деятельность.
Вы должны расписать:
- цель обозначенных действий;
- желаемый результат;
- методы и нормы рабочего процесса;
- время, когда регламент вступает в силу;
- место и сроки исполнения;
- исполнители, которых касаются положения;
- внятную и детальную инструкцию;
- способы ведения документации и отчетности.
Согласование
Готовые тезисы проверяются и согласовываются на нескольких уровнях:
- с руководителями;
- с высшим руководством компании;
- с юристом.
Эти пункты обязательны. Под ними ставится личная подпись.
Также желательно с помощью литературного редактора убедиться, что в тексте нет ошибок.
Издается приказ о введении регламента в силу, и берутся подписи у всех, кого он касается: исполнители, начальство, бухгалтеры и т.д. Вступающие в должность новички тоже должны быть ознакомлены с ним.
Внедрение и контроль исполнения
После введения изменений не ждите немедленных результатов. К обновлением Несколько техник позволяют безболезненно внедрить регламент:
- Контроль за ознакомлением сотрудников со сводом норм. Прежде всего, требуется роспись, однако ее бывает недостаточно. Регламент нужно прочитать внимательно и усвоить, чтобы работа выполнялась в соответствии с ним.
- Тестирование на осведомленностью о правилах, с которыми сотрудники ознакомились.
- Контроль за соблюдением инструкций. Помните, что нормативы появились недавно и могут быть допущены ошибки. Но их коэффициент нужно со временем снижать.
- Мотивация соблюдения положений на работе.
Убедитесь в актуальности регламентов. Удостоверьтесь, что они хранятся в базе знаний и открыты всем, кого касаются.
Чем регламент отличается от инструкций и положений
Продукцию выпускают, опираясь на ГОСТы и СНиПы. Однако регламент отличается от них.
- Он обязателен к исполнению на работе. Этому формату нужно строго соответствовать, и ему следуют с возможными санкциями. Другие виды предписаний тоже выполняются, но в них нет нюансов конкретной фирмы.
- Инструкции и положения касаются определенной задачи на работе. Регламент затрагивает всю компанию или ее деятельность. Он распространяются не на отрасль, а на конкретное предприятие.
- Распорядок действий прописывается более точно.
- Регламент стоит выше по статусу.
- Регламент, в отличие от инструкций, охватывает всю деятельность компании, что делает его важным инструментом для управления деловой репутацией.
Правила работы
Ознакомьтесь с текстом команду работников. Объясните, что соблюдение этих положений обязательно. Если есть некоторые спорные и противоречивые места, может понадобиться консультация специалистов, например, юристов. Они проверят работу компании и укажут стратегические ошибки. Возможно, противоречия, в том числе финансовые, мешают развитию бизнеса. Узнайте у специалистов, насколько компания отвечает критериям эффективности, чтобы начать внедрение практики.
Сначала придется анализировать выполнение регламента. Возможно, придется прибегнуть к доработке и актуализации. Решите заранее, какими способами будете контролировать выполнение и устранять нарушения.
Без регламента трудно провести анализ продуктивности компании. Он помогает выявить потенциальные улучшения в отдельных областях. С помощью документа удастся стандартизировать процессы, предотвратить неблагоприятные последствия и повысить прозрачность работы.
Без помощи профессионалов составить регламент сложно. Необходимо написать единые нормативы для сотрудников, чтобы они больше не делали ошибок. Вам понадобятся готовые шаблоны, на которые можно ориентироваться при написании текста.
Есть специальные полезные сервисы, которые помогают наблюдать за исполнением положений регламента. С их помощью менеджер может ежедневно отслеживать действия сотрудников компании и получать отчеты о деятельности в виде схем и диаграмм. Инструменты могут быть мобильные, в Яндекс, в Google, в виде программного обеспечения для компьютера. Они часто предлагаются по выгодным тарифам, некоторые — бесплатно. У программ есть функция настройки совместного доступа, которая используется многими компаниями. Популярные сервисы можно настроить на определенный режим для конкретной организации и сделать их работу эффективной.
Опытный IT-мастер поможет осуществить интеграцию процессов, чтобы автоматизировать распределение обязанностей, шаг за шагом собрать требования в единый свод и эффективно использовать регламент в новом онлайн пространстве. В нашем блоге вы найдете информационные статьи на тему аналитики актуальных инструментов и платформ и получить много полезной фишек, которые помогут оптимизировать процессы предприятия. Читайте нас и узнавайте, как лучше организовать жизнь компании и пользоваться программами, которые сделают связи между сотрудниками и рабочие процессы более гибкими.